Come coordinarsi nella scrittura sincrona a più mani con Google Drive

1. La scrittura collaborativa a distanza

Scriviamo insieme in coppia e online da diversi anni e ci sembra di avere imparato alcune cose. In questo schematico post ricapitoliamo un elenco di indicazioni operative e concrete per facilitare la scrittura a quattro mani a distanza. Tra tutte le possibili forme di scrittura collaborativa affrontiamo qui la scrittura sincrona online e proviamo a dirvi quelli che per noi sono gli ingredienti, le difficoltà e le truccologie che abbiamo adottato.

2. A quattro mani, per cominciare

Si può scrivere a più mani, in tanti modi diversi. Qui iniziamo dalla scrittura sincrona a quattro mani, in coppia e online. Quindi in queste indicazioni escludiamo la scrittura collaborativa che si sviluppa in tempi diversi (scrittura asincrona), o in fasi successive e in occasioni diverse (confronti al telefono, scritture in solitaria, scambio di semilavorati, mail che vanno e vengono). In questi giorni siamo a casa, dobbiamo - per il bene di tutti noi - stare a casa, ma dobbiamo salvaguardare livelli di operatività necessaria per fare bene tutto quello che va fatto. Allora ecco che qui focalizziamo le indicazioni sulla scrittura collaborativa sincrona: che si realizza insieme, nello stesso tempo, a distanza, supportati da più tecnologie messe in interazione.

3. Combinare tecnologie

Noi lavoriamo in Google Drive, il servizio cloud di memorizzazione e sincronizzazione online introdotto da Google nel 2012. La scrittura sincrona richiede tuttavia una combinazione di dispositivi: mentre si scrive, ci si confronta verbalmente per telefono o in videoconferenza; si usa la chat per appuntare promemoria o link utili che si intende rendere disponibili pronta mano; si tiene aperto un browser per poter googlare velocemente e raccogliere informazioni; si attiva un canale di recupero, per esempio whatsapp, da utilizzare quando (può succedere) cade la linea o si perde la connessione online.

4. Aprire lo spazio di lavoro

Avendo in mente un’idea di scrittura (anche vaga), occorre aprire una cartella condivisa in Google Drive e organizzarla in almeno due sottocartelle: una prima cartella è dedicata ai file di scrittura, una seconda cartella è dedicata ai file bibliografici, con i documenti e i link che sono di aiuto e sostengono il lavoro. La cartella con i file di scrittura contiene almeno due documenti: un documento di appunti, che raccoglie quanto emerso nel brainstorming iniziale e le idee in bozza che si generano mano a mano che si procede con il lavoro; un documento di scrittura vero e proprio, nel quale si elabora progressivamente il testo condiviso. La condivisione di una cartella di lavoro ordinata e di accordi minimi per la sua gestione è rilevante: in particolare è importante definire il nome della cartella e la sua collocazione per rintracciarla facilmente (si può anche attivare la funzionalità > Aggiungi a speciali direttamente dal documento o ricercare lo stesso in > Recenti direttamente in Google Drive).

5. Superare l’imbarazzo dello scrivere osservandosi

È importante superare l’imbarazzo che rende difficile scrivere essendo osservati da altri, anche solo un fidato collega. Bisogna rompere il ghiaccio per scrivere senza paura di giudizio e sviluppare la capacità di operare brainwriting. Occorre intervenire reciprocamente sulle parti scritte dal collega e anche scrivere contemporaneamente sulla stessa porzione di testo. È importante superare il vecchio modo di operare tipico di due persone che operano in presenza davanti allo steso schermo (mentre un collega scrive l’altro dà suggerimenti, magari distraendolo) e adottare un’altra modalità che prevede che i suggerimenti siano scritti live. Serve molto allenamento per accrescere feeling e fiducia reciproca. Occorre imparare insieme sia a intervenire sugli scritti altrui sia ad accogliere gli interventi migliorativi.

6. Adesso muoversi, disordinati ma focalizzati

La scrittura a quattro (o più) mani è al contempo focalizzata e disordinata. Si inizia con un brainstorming libero sul tema definito, si appuntano le idee, le si annunciano ad alta voce, si prova ad esprimerle e a buttarle giù. Non contano gli errori di grammatica, di sintassi, le sviste, le parole che non vengono… Conta non lasciarsi sfuggire l’idea, afferrarla al volo, fissarla, per poi tornarci dopo. Questa è la fase della scrittura scomposta. Se esprimi un pensiero ad alta voce, il collega ti ascolta mentre scrive e ti incoraggia: “Fissala!”, “Scrivila!”, “Segnala! Poi ci torniamo...”. In questa fase si rovesciano sulla pagina i pensieri in modo disordinato. Conta avere sotto mano la varietà di spunti e di materiali per poi riprenderli con più calma. In questa fase si fanno ricerche veloci, si cercano spunti nell’infosfera, si googla per cercare idee e fare verifiche. Si scambiano consigli di lettura sul tema che si sta affrontando. Il disordine è circoscritto da un doppio focus: sia dall’argomento che si ha in mente di affrontare, sia dalla tensione ideativa che punta a costituire il materiale di lavoro.

7. Indice, titolo, sottotitolo e numero di pagine

Dopo l’avvio, dopo il brainstorming, dopo aver rotto il ghiaccio e aver cominciato a scrivere, si sente che la materia si fa più duttile, che le asperità sono meno resistenti (o che si possono mettere temporaneamente da parte per tornarci più avanti). Ecco, questo è il momento di fare quattro operazioni: va definito l’indice (la mappa del testo, la cornice di riferimento), che naturalmente evolverà nel corso della stesura, ma che - anche in progress - deve fare da punto di riferimento; va individuato un titolo, certamente provvisorio in prima battuta, ma fondamentale per condividere la focalizzazione del testo comune; occorre declinare il titolo in un sottotitolo che, nella sua essenzialità, è una sorta di estratto del testo e aiuta a definire l’obiettivo comune di scrittura (titolo e sottotitolo insieme praticamente costituiscono un primo abstract di orientamento); occorre infine, parrà banale ma non lo è, inserire i numeri di pagina, altro elemento essenziale per orientarsi nel documento (in Google Documenti: Menù > Inserisci > Numeri di pagina).

8. Evviva il sito della Treccani

Per scrivere bene in coppia è necessario tenere aperto nel proprio browser il sito della Treccani (grazie! grazie! grazie!), il giacimento di vocaboli più bello e ricco che c’è. Questo è infatti il momento di avere con sé una buona provvista di buone parole, saranno vitali per districarsi nel testo e risolverlo. E se poi ci fosse l’esigenza di tenere sotto controllo l’inglese, e farne un uso appropriato, conviene aprire anche il sito AAA - Dizionario delle alternative agli anglicismi che offre una serie di suggerimenti per usare la parola italiana più adeguata (non siamo contro l’uso dell’inglese, semplicemente a volte prevale l’esotismo rispetto alla chiarezza, di qui l’idea che - se possibile - conviene cercare il termini giusto che la nostra squillante lingua ci offre).

9. Alternarsi per affinare la scrittura

Seguendo le rispettive propensioni, ci si divide i compiti di scrittura, definendo le parti che ciascun componente della coppia deve riordinare a partire dagli appunti iniziali (prima stesura). Un volta che ciascuno ha impostato la propria porzione di testo, ci si scambia reciprocamente quanto scritto per una revisione aumentativa (seconda stesura). Questa alternanza nella scrittura può essere giocata più volte per dare mano a mano forma ai contenuti. Successivamente seguirà la revisione finale realizzata a quattro mani (terza e ultima stesura).

10. Accordarsi e riaccordarsi

Nella scrittura spalla a spalla online (ma anche in presenza), gli accordi tra i co-autori non sono mai per sempre! In corso d’opera si cambierà idea più volte. Inoltre, gli aspetti su cui trovare una sintesi sono diversi: si va dalla lunghezza del testo, alla sua struttura, ai livelli di indice, al tono, al registro linguistico, al font, all’uso dei grassetti per dare rilevanza a determinati passaggi… fino ai contenuti. Insomma scrivere è accordarsi e riaccordarsi: in senso operativo, in senso ideativo, in senso musicale. Una questione da concordare sempre riguarda la lunghezza del testo che prefigura il carico di lavoro e dà una misura dello spazio di sviluppo dei contenuti (in Google Documenti, il numero di caratteri del testo si monitora attraverso Menù > Strumenti > Conteggio parole).

11. Alternare silenzi operosi a rapidi raccordi

Mentre si scrive in coppia, attivare e interrompere il confronto verbale è vitale: per superare intoppi nell’elaborazione e per avere il tempo di dare forma ai propri pensieri. È un gioco alternato di rapidi dialoghi e concentrazioni silenziose. È importante individuare e suddividere le porzioni di testo a cui ciascuno mette mano, lavorando in autonomia per non disturbarsi. Ma è anche importante confrontarsi in corso d’opera per condividere la soluzione dei passaggi più delicati. Quindi si lavora singolarmente in silenzio ma se serve si chiede aiuto e ci si raccorda verbalmente. Poi ci si rilegge reciprocamente.

12. Concordare tempi e pause caffè

Nelle esperienze di scrittura sincrona in coppia si lavora negli orari più variegati e negli spazi più diversi: si approfitta di ritagli di tempo, di serate in trasferta o a casa, di intere lunghe giornate dedicate alla scrittura (che richiede tempo di rodaggio, di confronto, di stesura e revisione). Occorre quindi organizzare il lavoro anche concordando delle pause, anche rispettando distrazioni reciproche legate alle gestione del quotidiano. Dandosi dei tempi di inizio e fine delle sessioni di lavoro, evitando di farsi fagocitare esclusivamente dalla scrittura (che è appassionante), lasciando spazio alle altre questioni di lavoro o familiari da fronteggiare. Infine, è bene non risparmiare sulle pause caffè ;-)

13. Riscaldamento

Salvo testi molto brevi, la scrittura richiede tempo ed è il prodotto di diverse sessioni di lavoro. Ogni ripresa dell'attività richiede di rientrare nell’architettura del documento, di riprendere il lavoro interrotto, di ritrovare le tracce degli sviluppi immaginati. Per scaldare i muscoli, un buon trucco consiste nell’immergersi pian piano nel testo, rileggendo prima quanto già scritto, dedicandosi in particolare alle parti più avanzate, per poi affrontare i contenuti meno definiti.

14. Ritrovarsi sulla pagina

Per orientarsi nello scritto che prende forma, che mano a mano si fa complesso, ci vengono in soccorso alcune facilitazioni offerte da Google Drive. Per prima cosa può valere la pena sapere che se si clicca sulla piccola icona in alto a destra nella pagina (quella con il volto del collega) si viene portati al punto in cui sta scrivendo: si tratta di una funzionalità molto comoda per ritrovarsi e guardare insieme uno specifico passaggio. Poi è molto utile introdurre nel documento il numero di pagine (il documento diventa più ordinato ed è più facile indicare dove si sta lavorando): per farlo basta andare in Google Documenti: Menu > Inserisci > Numeri di pagina e il gioco è fatto. Infine, è pratico poter visualizzare l’impianto complessivo del testo: la funzionalità compare a sinistra dello spazio di scrittura (in Google Documenti: Menu > Visualizza > Mostra struttura del documento) e consente di navigare nell’articolazione del documento.

15. Riordinare aspetto e contenuti

Per dare forma al testo è necessario un lavoro di sistemazione progressiva. Si interviene su più fronti, sapendo che la cura dell’ordine formale consente di essere produttivi nella sostanza dei contenuti. Si mette mano alla resa grafica. Piano piano si aggiustano le soluzioni di layout, anche decidendo di attivare uno stile predefinito (in Google Documenti: Menu > Formato > Stile paragrafo > Opzioni). Si interviene a più riprese sull’indice, definendo i livelli di intestazione dei diversi paragrafi: titolo, sottotitolo, intestazione 1, intestazione 2 e via i seguito (in Google Documenti: Menu > Formato > Stile paragrafo > ...). Si decidono i grassetti (noi abbiamo quasi abbandonato i corsivi e riserviamo utilizziamo la sottolineatura per parole o frasi attive come link). Si sistemano bibliografia e riferimenti sitografici. Tutto questo lavoro, apparentemente meccanico o dispersivo, fa spazio (e dà tempo) al pensiero e consente di intervenire ulteriormente sui contenuti, sviluppandoli e precisandoli.

16. Rilettura finale (pulizia)

Che bella la rilettura finale. È come l’ultimo chilometro di una mezza maratona. Si fatica, ma consapevoli che il traguardo è vicino. Si cerca la perfezione (irraggiungibile) affinando passaggi, facendo pulizia, essenzializzando il testo, scovando il sinonimo giusto, rigirando frasi alla ricerca dello scorrimento, aggiustando i grassetti, controllando i link e la bibliografia, correggendo i refusi. L’ultimo chilometro è sofferenza e poi appagamento.

17. Scegliere o predisporre immagini esplicative

Per rendere più efficace la resa di una scrittura, possiamo inserire immagini, figure, disegni, grafici, scegliendo tra quello che la rete ci offre o producendo soluzioni in autonomia. Noi preferiamo realizzare disegni (usando Presentazioni Google) che rappresentano mappe visuali di sintesi (quasi dei canvas) del testo prodotto. Si tratta di facilitare l’ingresso e l’orientamento nel documento, di fornire riferimenti esplicativi di specifici passaggi, di catturare l’attenzione, di sollecitare l’immaginazione, di variare per rendere (un poco) più piacevoli letture tecnico-organizzative.

18. Lasciare andare

Questo forse dovrebbe essere il primo suggerimento. Anche noi ci siamo arrivati tardi, ma - quando lo abbiamo capito - la fluidità e la produttività hanno fatto un salto. Il trucco è semplice: è necessario lasciare andare i propri attaccamenti. Si tratta di non aggrapparsi a quello che riteniamo giusto e corretto, alle soluzioni stilistiche che ci piacciono o che ci sembrano efficaci, si tratta di accettare di cambiare le parole che usiamo di solito, di guardare la propria scrittura e la scrittura del collega con occhi distaccati e curiosi. La scrittura è parte della nostra identità. La nostra scrittura siamo noi. Se qualcuno ci dice che dobbiamo cambiare, aggiustare, modificare il nostro testo, spesso il primo impulso è l’irritazione. Invece possiamo far nostra l’idea che la costruzione condivisa del testo possa essere il prodotto della collaborazione (sempre migliorabile), un gioco divertente e produttivo.

19. Per scrivere a più di quattro mani

E se più di due persone si trovassero a dover scrivere insieme? In tre non è difficile. Da quattro in poi occorre un minimo di regia. Una soluzione radicale è quella di dividere il documento in sotto documenti (all’interno della stessa cartella Google Drive) e dividersi in sottogruppi di scrittura, attivando nella piattaforma di videoconferenza in uso stanze di lavoro specifiche. Se invece si decide di scrivere sullo stesso documento, occorre mantenere attiva la comunicazione vocale che consente di coordinarsi e mandarsi feedback e forse può essere utile che una persona curi il raccordo delle attività.

20. Allenarsi

La scrittura a più mani richiede allenamento: a buone performance si arriva passo dopo passo. In questi giorni, Pares propone webinar gratuiti sulla collaborazione digitale. In particolare, nel web-lab “Come coordinarsi nella scrittura a più mani su Documenti Google” del 10 aprile 2020 (qui il link per iscriversi) proveremo a sperimentare la scrittura sincrona collaborativa con Google Drive, scrivendo brevissime presentazioni dei partecipanti (short bio) utili per aggiornare i propri profili social, il proprio blog, il proprio curriculum.

21. Lasciare spazio agli apprendimenti

Non si finisce mai di imparare a scrivere (a più mani). Mentre lavoriamo a un testo, possiamo prendere l’abitudine di appuntare su post-it cartacei o virtuali (ad esempio su Google Keep) nuovi suggerimenti per fare ulteriori passi avanti e migliorare. Noi continueremo ad annotare apprendimenti scaturiti dall’esperienza anche in vista di una riedizione di questo post.

22. Link: suggerimenti welcome

Anche la sitobibliografia è parte del testo e richiede una attenzione particolare: le soluzioni possibili sono diverse, determinate sia dagli effetti che si ricercano, sia dai vincoli redazionali.
Se avete piacere, potete segnalarci link, post e articoli (pares@pares.it); amplieremo l’elenco che segue e torneremo a riflettere sulla nostra esperienza:

Treccani
Enciclopedia
Sinonimi
Vocabolario

Wikipedia
6-3-5 Brainwriting
Scrittura collaborativa
Scrittura collettiva

Il mestiere di scrivere

AAA
Dizionario delle alternative agli anglicismi

Secondo Welfare
Learning Community Canvas: come facilitare il lavoro delle comunità di apprendimento