Collaborare, cinque ingredienti per le organizzazioni

Le organizzazioni sono chiamate a collaborare (a lavorare con) ovvero - secondo treccani.it - a “partecipare attivamente insieme con altri a un lavoro per lo più intellettuale, o alla realizzazione di un’impresa, di un’iniziativa, a una produzione”.
Si collabora per mettere a punto e gestire programmi di sviluppo locale, si collabora per rigenerare e riempire di contenuti spazi sociali, culturali, educativi, si collabora per coinvolgere le persone, si collabora per delineare interventi cross-settoriali sia sotto il profilo tematico sia sotto il profilo degli attori coinvolti.
In questo breve post metto a fuoco cinque parole chiave, cinque ingredienti utili per dare vita a collaborazioni produttive. Le parole sono: dialogo, progetto, processo, apertura, infrastrutture.

Dialogo
Il primo ingrediente, quasi una precondizione, per costruire collaborazioni fruttuose è il dialogo. Dal momento che per lavorare insieme occorre riconoscersi come intelocutori, è importante abilitare i diversi attori al confronto e alla conversazione, organizzando occasioni concrete di incontro.
> Come si costruiscono occasioni di dialogo?

• invitandosi reciprocamente;
• favorendo il più possibile tutti gli interlocutori a partecipare;
• curando gli spazi e la loro disposizione;
• mettendosi in ascolto;
• creando occasioni di dialogo plurisettoriale, interistituzionale, cooperativo, di dialogo integrato tra settori tematici, tra livelli, tra organizzazioni.

Occorre utilizzare l’approccio che in urbanistica partecipata e ormai anche nei servizi sociali prevede di “andare a consultare le persone piuttosto che aspettare che esse vengano da noi”.

Progetto
Un secondo ingrediente decisivo sul quale impostare una collaborazione è un progetto da realizzare insieme, uno scopo concreto di azione collettiva. Per lavorare con altri occorre dotarsi di un oggetto di lavoro.
> Perché è importante che le persone e le organizzazioni collaborino intorno a un oggetto concreto di lavoro, ovvero a un progetto?

• perché l’azione del progettare prevede certamente la focalizzazione di problemi ma anche e soprattutto la ricerca di soluzioni comuni, che nascono dal confronto creativo;
• perché lavorare insieme a un progetto aiuta a rendersi conto dei nodi da sciogliere e delle risorse disponbili;
• perché il progetto non è solo ideazione ma è anche azione, ovvero spazio concreto dell’attività collaborativa, luogo entro il quale si misuarano i progressivi, i concreti passi avanti.

Nello svolgersi del progetto è utile creare gruppi di lavoro interorganizzativi, costituiti da partecipanti dotati di competenze complementari, che rispondono al progetto comune più che alla loro organizzazione di appartenenza.

Processo
Il terzo ingrediante su cui basare una collaborazione virtuosa è il processo. Lavorare con altri non è semplice: occorrono allenamento, affiatamento, costruzione di fiducia reciproca. Occorre accompagnare e curare il processo di collaborazione. 
> Con quali accorgimenti un processo di collaborazione può essere facilitato?

• condividendo un programma e un calendario;
• alternando le sedi di incontro e invitandosi reciprocamente;
• alternando momenti di lavoro in sotto-gruppi tematici a momenti di condivisione in plenaria;
• dando la possibilità di partecipare a distanza;
• comunicando e promuovendo le tappe del programma prima, durante e dopo;
• documentando progressivamente il processo e rendendo disponibili canovacci in progess.

Occorre allestire processi aperti e inclusivi, ma nello stesso tempo ben strutturati, guidati, cadenzati, non dispersivi, finalizzati.

Apertura
Il quarto ingrediente per sviluppare collaborazioni non autoreferenziali è l’apertura ad altri settori, ad altri territori, ad altri mondi. Aprirsi consente di conoscere esperienze positive di altri e di far conoscere le proprie.
> Come aprirsi al confronto con altre esperienze?

• partecipando attivamente a eventi regionali e nazionali tematici, e organizzarne;
• documentando la propria azione e pubblicandola su riviste e siti di settore per portarla al confronto sovralocale;
• promuovendo comunità di pratica e partecipando a comunità esistenti;
• organizzando e partecipando a momenti formativi.

Confrontarsi con gli altri rappresenta una grande opportunità per costruire il proprio racconto di se stessi.

Infrastrutture
Un quinto ingrediente per collaborare con profitto è usare le infrastrutture sociali, culturali, ambientali e digitali come luoghi di incontro e di lavoro. Darsi appuntamento fuori dalle sedi convenzionali e utilizzare gli ambienti nei quali le persone svolgono attività, apprendono, lavorano, giocano, passano il loro tempo libero è un buon modo per dare concretezza ai nostri progetti collaborativi.
> Perchè collaborare usando luoghi non convenzionali, dunque?

• per far incontrare e dialogare mondi e interessi diversi;
• perché gli incontri collaborativi possono diventare occasione per esplorare il territorio e valorizzare i suoi spazi;
• perché i luoghi si animano di presenze insolite;
• per il gusto di ospitare e di farsi ospitare;
• per mettersi in dialogo con nuove realtà;
• per aprire al coinvolgimento.

Le infrastrutture di comunità, se usate bene, se condivise, se aperte a diversi usi, possono diventare uno strumento potente per attivare e rafforzare nuove e consolidate collaborazioni.

Radar: uno strumento per mettere in connessione presente e futuro prossimo

Luciano Barrilà, Giulia Bertone, Marco Cau e Graziano Maino (Pares) hanno provato a immaginare uno strumento agile, utile ai gruppi di lavoro e alle organizzazioni, per prefigurare possibili azioni in questi giorni sospesi e in quelli che verranno. Radar è un format partecipativo per mettere in connessione i diversi punti di vista che animano il presente con le prospettive da costruire nel prossimo futuro.

Abbiamo bisogno di un Radar?

Non sono giorni facili, sono giorni di incertezza ricchi di molte domande e di risposte confuse. Possiamo guardare al futuro a partire dalle condizioni attuali? Possiamo farlo nelle nostre organizzazioni attraverso un tracciato di confronto e orientamento? Possiamo allenare la nostra capacità di lettura di criticità, rischi, paure, opportunità? Possiamo costruire scenari possibili attraverso una ricerca condivisa? Abbiamo provato a immaginare un breve percorso per considerare e collegare segnali deboli o intricati e trarne una configurazione per orientarci (Weick e Sutcliffe, 2010).

Il format Radar

Abbiamo messo a punto un format da realizzare online, servendoci di strumenti digitali diversi utilizzati in sessioni in videoconferenza, un percorso organizzato in otto passaggi operativi:

- un incontro di avvio del lavoro (costituzione del gruppo di lavoro e definizione di accordi);

- tre momenti di ricerca collettiva (collaborazione nella raccolta di informazioni condivise);

- tre momenti di incontro di gruppo (idee, confronti, approfondimenti, elaborazioni);

- un passaggio di sintesi delle riflessioni e dei contributi maturati.

La ricerca collettiva è un approccio che intreccia raccolta di informazioni, condivisione ragionata di letture, lavoro individuale e collaborativo. La ricerca collettiva nel format Radar si divide in tre momenti:

- la selezione delle fonti riconosciute affidabili e delle tematiche da seguire;

- l’aggregazione in una griglia di criteri intelligibili per collocare quanto via via si raccoglie;

- l’estrazione di sintetiche informazioni utili.

Gli incontri di gruppo alternano momenti di confronto, approfondimento, elaborazione. Nel format che proponiamo gli incontri di gruppo previsti sono tre:

- un incontro per orientarsi, esprimere e condividere analisi e rappresentazioni personali sullo stato delle cose;

- un incontro per riprendere, articolare, dare forma a ipotesi da mettere in relazione per costruire prospettive plausibili;

- un incontro per ricombinare le idee emerse in scenari aggreganti possibilità, difficoltà, collaborazioni e sviluppi praticabili.

L’ottavo passaggio è la stesura di un documento che sintetizzi l’esito del percorso: il Report di Radar.

L’esito di Radar

Le informazioni raccolte e l’esito di ciascun incontro consentono di produrre appunti, schemi, mappe che sintetizzano i risultati del confronto e che costituiscono una porzione del documento finale, risultato del percorso partecipato: il Report di Radar raccoglie gli esiti delle diverse fasi del lavoro e valorizza i testi sintetici, gli schemi e le mappe. Si tratta di un lavoro di ricerca progettuale che non garantisce previsioni certe ma che mette a confronto in modo dialogico e riflessivo le diverse letture della realtà e prefigura scenari condivisi e possibili prospettive d’azione. Radar favorisce la considerazione di segnali trasformativi e possibilità interdipendenti, che anticipano cambiamenti prossimi venturi (McGonigal, 2020), non evitabili, sui quali lavorare e costruire linee operative. Il format proposto si presenta come un itinerario compatto di ricerca partecipata e produce come risultato un documento utile per la discussione e il coinvolgimento, aperto a integrazioni progressive.

Il kit digitale per Radar

Per sviluppare il percorso Radar vengono utilizzati strumenti per la collaborazione digitale, metodologie per la co-progettazione come Guizzo, Opera, Diamante, Canvas e tecniche per la scrittura a più mani. Si tratta di un kit digitale che mira a facilitare il confronto, la collaborazione, la ricerca partecipata, e permette di condividere idee e produrre collegialmente ipotesi e proposte concrete. Nei momenti di lavoro in gruppo l’attività procede alternando sessioni in plenaria (confronto, condivisione, sintesi) e in sottogruppi (approfondimenti ed elaborazione).

Le fasi di Radar

1. Incontro di avvio del lavoro. L’incontro di avvio del lavoro è finalizzato sia a presentare il percorso Radar e i risultati attesi, sia a fornire le informazioni di base sulle modalità e gli strumenti che verranno utilizzati. L’incontro di avvio serve anche a concordare lo sviluppo del percorso, che alterna tre momenti di lavoro in gruppo (orientarsi, articolare, ricombinare) con tre momenti di ricerca collettiva (selezionare, ordinare, estrarre). In questo passaggio di esordio è importante promuovere un clima che consenta di attivarsi per (provare a) ricercare, leggere, comprendere e orientarsi insieme.

2. Selezione delle informazioni. Questo lavoro accompagna l’intero sviluppo del percorso con l’obiettivo di identificare e condividere fonti informative affidabili (esplicitando i criteri). Si tratta di una ricerca collettiva e collaborativa, progressiva e sistematica, attenta al vaglio delle fonti (articoli, ricerche, libri, video, link) tesa a individuare sia elementi di criticità (utili per considerare/affrontare il presente), sia opportunità su cui poter far affidamento (che aiutino a pensare e a rappresentare il futuro).

3. Orientarsi (in gruppo). L’incontro è indirizzato a esprimere e a condividere analisi e rappresentazioni personali sullo stato delle cose. Alla luce delle considerazioni individuali e sulla base delle letture via via condotte, nel confronto in gruppo si provano a ipotizzare i cambiamenti, i vincoli, le limitazioni, le nuove soluzioni e le nuove possibilità, cercando di motivare le prefigurazioni sulla scorta delle informazioni disponibili. Si tratta di rallentare il flusso di ipotesi per provare a esprimere pensieri in gruppo e a considerarli con minor urgenza e intermittenza. Non è facile fermarsi e dedicare tempo all’ascolto, in particolare in questi giorni dove il tempo sembra essere una risorsa paralizzata dalle preoccupazioni o erosa dalle attività che richiedono un surplus di attenzione. L’incontro si sviluppa prendendo appunti collettivi in diretta ed elaborando mappe e note sintetiche di quanto emerso dalla discussione guidata.

4. Aggregare. Anche questa fase si sviluppa progressivamente, accompagnando la realizzazione del percorso Radar. Si tratta di ordinare le fonti informative (articoli, ricerche, libri, video, link mano a mano raccolti) attraverso la definizione di una griglia che organizzi i contenuti per temi e categorie unificanti. Concretamente, il gruppo di lavoro condivide un documento in cloud nel quale i partecipanti inseriscono di volta in volta le informazioni lette individualmente e ritenute significative. Si può prevedere anche uno spazio per le annotazioni personali che indicano le ragioni per le quali la fonte è ritenuta interessante e/o condivisibile. 

5. Articolare (in gruppo). Le idee espresse e in evoluzione, progressivamente sollecitate e arricchite dalle letture, rendono disponibili al gruppo possibili linee di approfondimento e punti di divergenza. In questa fase lo sforzo richiesto è quello di sviluppare una discussione tesa ad articolare ed approfondire i nuclei tematici identificati. Si tratta di una attività di ricerca e di confronto facilitata dall’uso degli strumenti digitali collaborativi: si prendono appunti a più mani in diretta, si provano ad articolare più mappe, si fissano idee e considerazioni, redigendo brevi testi riassuntivi di quanto emerge dal confronto. Si tratta di guardare più da vicino punti di vista e motivazioni, pensieri e ragionamenti per costituire articolazioni e ipotesi da mettere in relazione. Cambiamenti immaginati come positivi, cambiamenti dagli effetti negativi, cambiamenti inattesi, imprevedibili, impensati vengono scandagliati e riposizionati dentro cornici interpretative.

6. Estrarre dalle lettura informazioni su cui contare. I contributi, i primi dati, le analisi, i video vengono sottoposti ad un processo di cura dei contenuti (content curation) sistematico. Non si tratta solo di segnalare le letture che via via ci hanno colpito o che attirano la nostra attenzione, ma di estrarre da quanto si va raccogliendo gli elementi ritenuti fondamentali. Quindi non solo un elenco di testi linkati alle fonti, ma una vera e propria una sitobibliografia ragionata e commentata, strutturata per rendere agevole la lettura degli altri componenti del gruppo, organizzata per facilitare la condivisione di pensieri e per ampliare il catalogo delle idee ragionate di cui il gruppo può disporre per proseguire il suo lavoro di ricerca, di approfondimento e di confronto orientato.

7. Ricombinare (in gruppo). In questa fase le ricerche individuali e condivise e il lavoro di gruppo vengono ricomposti in una lettura unitaria. Si può decidere di utilizzare un canvas ad hoc, lavorare su metafore significative, o servirsi di uno strumento conosciuto come la Swot analysis per riordinare possibilità (trampolini), difficoltà (colli di bottiglia), rischi (paludi) e opportunità (giacimenti o stargate).

8. Documento di sintesi. In questo ultimo passaggio il gruppo stesso, o alcuni componenti, lavorano alla sistemazione degli appunti, degli schemi, delle mappe, dei semilavorati prodotti durante il percorso al fine di redigere un sintetico documento finale, che raccoglie gli elementi di sintesi frutto della discussione. Viene messo a punto il Report di Radar, un documento utile che diventa patrimonio condiviso dell'organizzazione, base di lavoro per integrazioni progressive, fonte per lo sviluppo di progettualità concrete.

Una possibilità

Radar è una progettazione orientata a considerare gli elementi di contesto (oggi prevalentemente disorientanti, minacciosi, imprevedibili) per cercare insieme vie da percorrere dotate di senso, per non smarrirsi e per non rimanere paralizzati: un tentativo di intraprendere un design del presente in relazione al futuro prefigurabile, a partire dalle diverse possibili configurazioni, dalla ricchezza di scenari, da una serie di proposte/risposte. Radar è uno strumento per condividere analisi e definire orientamenti meno rapsodici e intermittenti, per evitare polarizzazioni e semplificazioni che non aiutano a ragionare, per promuovere invece approcci pragmatici, concreti, fiduciosi/speranzosi. 

Link

Andrea Barolini, Esther Duflo: «In economia ancora troppe teorie prive di fondamento», Valori, 31 marzo 2020.

Day G.S., Schoemaker P.J.H., Peripheral vision. Come prestare attenzione ai segnali deboli, Isedi, 2008 (2006).

Deaglio M., Il tempo delle incertezze, Carlo Alberto OnAir, 8 apr 2020.

Draghi M., We face a war against coronavirus and must mobilise accordingly, Financial Times, 25 marzo 2020.

Feldman S., Public Libraries After the Pandemic, Publishers Weekly, 17 aprile  2020.

Giust-Desprairies F., “Crisi”, in J. Barus-Michel, E. Enriquez e A. Lévy (a cura di), Dizionario di psicosociologia, Cortina, 2005 (2002), pp. 98-107.

Yuval Noah Harari, Il mondo dopo il coronavirus, Internazionale, 7 marzo - 02 aprile 2020, numero 1351, anno 27.

Institute For The Future (IFTF), Equitable Futures Toolkit, 2019.

Jones M., COVID-19's Ripple Effect: Mapping Out The Societal & Economic Consequences, 27 marzo 2020.

Leung G., Lockdown Can’t Last Forever. Here’s How to Lift It, The New York Times, 06 aprile 2020

McGonigal J., During a Pandemic, We Urgently Need to Stretch Our Imagination, Medium, 18 march 2020.

Rheingold H., Perché la rete ci rende intelligenti, Cortina, 2013 (2012).

Weick K.E, Sutcliffe K.M., Governare l'inatteso. Organizzazioni capaci di affrontare le crisi con successo, Cortina, 2010 (2007).

Come lavorare e collaborare online? Una rapida mappa di possibili format

Luciano Barrilà, Marco Cau, Graziano Maino (Pares)

A distanza è possibile lavorare e collaborare come in presenza? Forse no. Forse sì.

Se ripensiamo alle esperienze di questi giorni, ai contatti con le organizzazioni, ai progetti che seguiamo e a cui prendiamo parte, ai tentativi di mantenere viva l’operatività e di fare di questa condizione avversa uno spazio di sperimentazione e apprendimento, possiamo raccogliere spunti per riflettere e per orientare l’operatività.

Da un lato, online si è più efficaci e più produttivi; dall’altro - forse per via dell’impegno e dell’attenzione richiesti - collaborare a distanza risulta più faticoso o faticoso in un modo diverso. Inoltre, la padronanza personale nell’utilizzo della varietà di software, applicazioni e piattaforme (tecnologie potenti e complesse, sofisticate e intricate) non è sempre salda e i divari e la disomogeneità di competenze digitali nelle organizzazioni e nei gruppi  di lavoro creano condizioni di operatività e di collaborazione faticose e improduttive.

E tuttavia, come stiamo sperimentando un po’ tutti, è possibile lavorare a distanza in ambienti virtuali - e a volte anche con risultati interessanti.

Cosa succederà quando avremo superato l’emergenza, potremo tornare a rivederci e avremo la possibilità di scegliere tra una riunione vis-à-vis che richiede uno spostamento in auto e un incontro a distanza che dà la possibilità di un confronto più caldo? Non sappiamo prevederlo, ma intanto, in questo contributo, proviamo a dare ordine - in base alla nostra pratica - a una serie di possibili format per lavorare e collaborare online: senza la pretesa di una precisa classificazione, abbozziamo una mappa temporanea per orientarci in questa fase. Nella consapevolezza che le cose cambiano rapidamente, si mescolano, si intrecciano, si influenzano, si ricombinano creativamente.

In questo tentativo di fare un minimo d’ordine, proponiamo un elenco commentato di format partendo da quelli che prevedono un’attività online a prevalenza frontale e passando progressivamente a quelli caratterizzati da una maggiore intensità di partecipazione.

Webcast. Web-eventi, webinar informativi, trasmissioni che alternano clip a commenti, conduzioni a più voci, racconti di esperienze... sono buoni esempi di comunicazione pochi-a-molti. In questo caso la partecipazione proposta si presenta in forma di fruizione attiva. Nelle dirette Facebook o nelle trasmissioni su YouTube, ad esempio, si possono fare commenti e domande, si possono esprimere apprezzamenti e disappunti. Anche le trasmissioni che si servono di piattaforme di videoconferenza possono impostare la funzionalità domande/risposte in modo che chi partecipa possa intervenire e commentare. Di questa tipologia fanno parte anche i tutorial didattici, che - pur facendo prevalere l’ascolto sull’interazione - consentono la possibilità di intervento in forma di commento.

Web-tutorial. I web-tutorial offrono sessioni di insegnamento strutturate per rendere capaci e autonomi in relazione ad argomenti definiti. La varietà di tutorial è enorme. Su YouTube sono disponibili tutorial di fattura, durata, fruibilità e qualità molto diverse per qualsiasi tema e argomento. Allo stesso modo, sui siti ufficiali delle diverse applicazioni, sono in genere disponibili varie forme di tutorial - brevi o lunghi - prodotti ad hoc o esito di registrazioni live. I tutorial sono video che avvicinano, spiegano, illustrano, introducono, guidano passo passo,  approfondiscono, suggeriscono trucchi e soluzioni applicative con l’obiettivo di abilitare chi è interessato ad apprendere le funzionalità e i possibili usi di un determinato programma.

Non solo nei web-tutorial realizzati in diretta, ma anche nelle registrazioni dei web-tutorial, fruibili in differita, un qualche grado di interazione può essere proposto. Chi conduce infatti sollecita e risollecita la possibilità di inviare domande e questioni che alimentano una seppur tenue interazione. 

Web-incontri. I web-incontri sono iniziative che assomigliano a seminari o convegni. La presa di parola è prevalentemente consentita a ospiti o relatori (panelist). Una o due figure conducono, tengono i tempi, collegano i diversi interventi, guidano la successione, raccolgono eventuali sollecitazioni che vengono espresse mediante la chat di interazione fra tutti i partecipanti o nella chat di scambio diretto con chi conduce. Nei web-incontri possono prendere parola più relatori, interagire fra loro, confrontarsi. Condotti live, ricordano il format dei dibattiti televisivi. Un modalità tipica dei web-incontri è quella del confronto fra relatori qualificati per competenza, esperienza o testimonianza, che portano i loro contributi in successione e poi interagiscono fra loro anche sulla base delle sollecitazioni dei partecipanti (pubblico).

Web-dialoghi, web-interviste. Per approfondire una questione specifica, si può organizzare un dialogo tra alcuni esperti o una intervista a una persona qualificata. La caratteristica dei dialoghi o delle interviste online in forma di evento è quella di riservare la parola a poche persone: chi conduce intervista una, due persone, consentendo più turni di parola sulla base di un canovaccio di domande. Per rendere l’incontro più partecipato, si può chiedere a chi si iscrive all’evento di inviare prima, in forma scritta, una serie di questioni e curiosità relative al tema definito. In questo modo si aiutano gli esperti a costruire il loro dialogo o si costruisce collettivamente la scaletta dell’intervista. In ogni caso, durante l’incontro live, è bene riservare sempre uno spazio per gli interventi del pubblico.

Webinar formativi. I webinar formativi possono muoversi da un registro più trasmissivo ad uno più interattivo in relazione alle modalità di conduzione. Queste possono essere strutturate in modo che alla presentazione di slide, filmati o interventi in video segua la discussione fra chi partecipa. Oppure, in alternativa, possono essere utilizzate modalità che - con il procedere dell’esposizione - sollecitino domande, contributi, interazioni. Il numero delle persone che partecipano è una variabile fondamentale per determinare il grado di interattività possibile: una partecipazione ampia rende più difficili gli scambi e sposta gli equilibri della sessione verso modalità più frontali, al contrario gruppi più piccoli aprono a domande, interventi, possibilità di ingaggio superiori fino a rendere immaginabili vere e proprie proposte di natura laboratoriale. I webinar formativi differiscono dai tutorial perché chi partecipa non assiste ad una presentazione registrata o in diretta quasi esclusivamente guidata da chi conduce, ma ha la possibilità di interagire oltre che di formulare domande. Non si tratta di una trasmissione uno/pochi a molti, piuttosto di un momento strutturato, condotto per favorire un processo di apprendimento interattivo.

In fase di promozione è fondamentale chiarire l’intensità della partecipazione richiesta. Molte persone infatti si iscrivono a un web formativo ma si aspettano un web-tutorial, ovvero una sessione formativa dalla quale ricavare indicazioni e che non prevede particolare confronto. Per altri invece la dimensione di scambio con chi conduce e con chi partecipa costituisce un aspetto importante non solo in termini di apprendimento ma di contatto relazionale.

Gruppi di lettura e di studio. Di come organizzare gruppi di lettura abbiamo scritto in questo post. Si possono organizzare gruppi per piacere o per interesse, nell’ambito di comunità di pratica e professionali, in contesti formativi ed educativi. Esistono modalità più tradizionali (il bibliotecario o chi tira le fila propone un titolo, ciascuno legge il libro privatamente e ci si ritrova per confrontarsi) e modalità più innovative e interattive come cerchi di lettura e di studio (per condividere letture e conoscenze di più persone intorno a un tema specifico); reading collettivi (momenti di socialità nei quali ciascuno propone letture in libertà); parole a caso (si scelgono parole a caso e da quei piccoli stimoli si condividono letture); non solo libri (si abbina alla lettura di testi altri ingredienti, per esempio l’ascolto della musica o la visione di video e film).

Web-laboratori (web-lab). I web-lab non sono attività semplicissime da mettere in campo. Mirano a creare un contesto di interazione elevata, basata sulla collaborazione tra i partecipanti. I web-lab si realizzano intorno a un oggetto di lavoro: si condivide una domanda o un problema e si lavora insieme per sviluppare una risposta o una soluzione. I web-lab sono di fatto micro laboratori di progettazione. Vengono animati utilizzando mappe, canvas o altri strumenti di elaborazione a più mani, che consentono in poco tempo di guidare la discussione verso un risultato concreto. I web-lab sono momenti di sperimentazione online su questioni anche poco conosciute. Si differenziano dalle comunità di apprendimento per una conduzione più netta e orientata all’obiettivo e per la predeterminazione degli oggetti sui quali il gruppo viene chiamato a investigare e a lavorare. Si tratta di un contesto di ricerca e produzione collettiva.

Comunità di pratiche online. Le comunità di pratica sono contesti di apprendimento attraverso il confronto fra esperienze professionali. Si tratta di rendere disponibile un spazio/tempo - forse meno strutturato e guidato - per trovarsi e ritrovarsi, in una successione di incontri calendarizzati in precedenza o concordati progressivamente dal gruppo stesso. Come nei gruppi di studio e di lettura, l’obiettivo è creare un contesto di incontro e di scambio fra le persone, uno spazio di condivisione di esperienze e di apprendimenti, una dimensione di pensiero e di riflessione su temi e questioni di volta in volta identificati (o anche concordati in precedenza), un ambiente con livelli di autogestione variabili e modulabili. Le comunità di pratica online superano le distanze, offrono incontri aperti alla partecipazione anche discontinua, favoriscono contatti, sono un ritrovo che offre opportunità di aggiornamento informale. Un esempio di comunità di pratica sono i Webinar 231 che abbiamo proposto in queste settimane per confrontarci e aggiornarci reciprocamente, consentire lo scambio di soluzioni e strumenti, promuovere aiuti reciproci in riferimento agli adempimenti previsti dalle normative per la tutela della salute e sicurezza (d.lgs. 81/2008) e dalle normative per la responsabilità di impresa (d.lgs. 231/2001).

Gruppi di lavoro e di progettazione. I web-lab e le comunità di pratica online possono evolvere in veri e propri gruppi di lavoro e di progettazione costituiti da un insieme di persone che operano insieme con regolarità per sviluppare un progetto concreto. Sotto la guida di un persona che fa da punto di riferimento (project manager), i componenti del gruppo si incontrano periodicamente, si dividono i compiti, sviluppano lavoro personale e poi si confrontano. Per facilitare una collaborazione attiva e produttiva, i gruppi di lavoro e di progettazione utilizzano diversi strumenti: non solo la piattaforma per le riunioni a distanza, ma anche (almeno) uno spazio condiviso in cloud (organizzato in cartelle e sottocartelle ordinate e coerenti) e un gruppo whatsapp/telegram per le comunicazioni veloci.

Promuovere iniziative online, un rapido promemoria

di Marco Cau e Graziano Maino (Pares)

In questi giorni si moltiplicano le iniziative online. Anche queste vanno promosse e pubblicizzate, tenendo conto delle competenze e delle energie di cui si dispone o che si possono mettere in movimento. Si tratta di scegliere di volta in volta attività e modalità che siano sostenibili e che appaiano più efficaci, anche considerando le specificità dell’iniziativa che si propone (web-evento, webinar, weblab, gruppo di lettura, di studio, di riflessione).

Target. Per prima cosa è utile definire un target. Si tratta di un’attività che ha un costo basso e un ritorno elevato: individuare uno o più target specifici della propria iniziativa consente infatti di finalizzare la comunicazione.

Facebook, Instagram, Whatsapp, Linkedin & C. Le iniziative possono essere rilanciate sui principali social network sia attraverso post nella pagine istituzionali dei promotori e in quelle di gruppi con interessi affini, sia organizzando una serie di post che progressivamente lanciano il programma (con un calendario di pubblicazione), sia attraverso campagne a pagamento, sia organizzando eventi. Per realizzare una promozione efficace è importante curare la redazione dei testi e la scelta delle immagini.

Newsletter. È utile costruire database di persone interessate alle quali inviare periodicamente un calendario delle attività online programmate. Si può valutare di inviare email-promemoria esclusive, dedicate a coloro che si iscrivono a un determinato evento (queste email contengono il programma dettagliato, anticipano la linkografia e se necessario le slide o parte di esse).

Infografiche accattivanti. Per tutti i canali di comunicazione, può essere utile produrre una o più infografiche che illustrino il programma dell’iniziativa. È preferibile mettere a punto un’immagine coordinata riconoscibile, in modo che le diverse iniziative vengano facilmente associate come parte di un palinsesto ragionato, che si sviluppa secondo un disegno complessivo.

Post. È efficace scrivere (anche a più mani) e pubblicare alcuni post per introdurre l’evento (pre-produzione) o per riflettere sull’esperienza realizzata e sugli apprendimenti generati (post-produzione).

Trailer video. Si può realizzare un trailer video per promuovere le attività online (questo è un esempio, realizzato per promuovere laboratori di coprogettazione in presenza).

Gratuità. Può essere efficace offrire assaggi gratuiti delle proposte di formazione così da permettere alle persone di sperimentare senza impegno.

Dire e non dire. In fase di promozione è importante non solo raccontare i contenuti dell’attività online ma anche spiegare la modalità di interazione previste: non tutte le persone amano le sorprese. D’altra parte, lasciare qualche elemento di incognita permette al destinatario della comunicazione di diventare parte attiva nell'immaginare i contenuti dell’evento: dire e non dire è un escamotage per destare curiosità e suscitare attenzione.

Rilanci. Le iniziative proposte è bene vengano segnalate e rilanciate da siti e pagine social di terzi, in particolare da profili istituzionali o comunque dotati di buona reputazione.

Stakeholder. Un altro aiuto - ed è bene chiederlo in modo esplicito e concreto - può giungere dagli stessi portatori di interesse che possono operare da mediatori/divulgatori delle iniziative e metterle in circolo nell’ambito delle loro reti e dei loro contatti, nelle diverse piazze virtuali che frequentano.

Tam tam. A tutti i livelli, va ricercato il passaparola. La comunicazione è efficace se diventa virale. Se la l’infografica che promuove l’iniziativa gira da un gruppo whatsapp all’altro, il successo è assicurato. Un aiuto concreto lo possono dare colleghi e amici, amplificando con i loro rilanci le proposte.

Cartoline promozionali. Avendo cura di farlo in modo mirato, si possono realizzare cartoline e  flyer da veicolare in internet (si possono facilmente autoprodurre con Canva). I flyer possono anche essere stampati a casa in pratici formati A5 (volantino) o A4 (locandina) e distribuiti (in questi giorni, limitandosi al proprio condominio o alla porta di casa, per esempio per promuovere un’iniziativa di vicinato: qui un esempio).

Comunicato stampa. Qualcuno legge ancora i giornali locali (destinati a scomparire per effetto del Coronavirus?), sempre alla ricerca di notizie fresche. Si può abbozzare un comunicato stampa non troppo paludato e contattare il giornalista per chiedere di valutare la pubblicazione, anche solo nel calendario degli eventi culturali della settimana.